Premessa
Il professionista definito operatore esperto di pratiche amministrative esercita la propria attività in piena autonomia e indipendenza, per tutelare l’interesse del proprio cliente, assicurando la conoscenza delle procedure e degli ordinamenti necessari per l’espletamento di tutte le pratiche di propria competenza. Nello svolgimento delle sue mansioni, l’operatore esperto di pratiche amministrative garantisce la diligente cura degli incarichi conferitigli e la corretta gestione delle pratiche, fornendo sempre l’adeguata assistenza al cliente/utente. Resta salva la possibilità per il professionista di pratiche amministrative la possibilità di organizzare il proprio lavoro in forma individuale, societaria o altra formula che consenta a Lui di poter fornire al meglio il proprio servizio. Il professionista di pratiche amministrative, nello svolgimento della sua attività non compie esclusivamente operazioni tecniche, ma attraverso il proprio apporto intellettuale, favorisce la diffusione di pubbliche informazioni, la cooperazione con le Pubbliche Amministrazioni in un’ottica di costante e concreta collaborazione con le stesse, al fine di agevolare i processi di semplificazione e di conoscenza da parte dell’utenza. E’ pertanto determinante il ruolo del professionista di pratiche amministrative nell’ambito di un più ampio interesse di carattere generale, svolgendo altresì un ruolo importante per lo sviluppo del mercato e la sua trasparenza. La promozione del presente codice, contribuisce a determinare l’autodisciplina dell’intero settore, in considerazione dell’importanza che le organizzazioni di categoria rivestono anche in funzione dell’articolo 61 comma 1° del Dlgs nr. 196/2003.
1 - Ambito di applicazione
Le norme deontologiche si applicano a tutti gli iscritti all’associazione U.NA.P.P.A. Unione Nazionale Professionisti Pratiche Amministrative che svolgono in forma organizzata, professionale e continuativa l’attività di “operatore esperto in procedure e pratiche amministrative anche con ausilio di tecnologie digitali e/o telematiche normate dal nuovo codice dell’amministrazione digitale ” e, definiscono i rapporti con i terzi “clienti – utenti”. L’operatore, così definito, svolge richiesta di documentazione presso le pubbliche amministrazioni, predispone istanze, fornisce assistenza al proprio cliente, e nei casi previsti e consentiti dalla legge, sottoscrive gli eventuali documenti e/o istanze. Effettua nel contempo accessi presso gli enti e presso le strutture dirette o indirette della pubblica amministrazione.
2 - Dignità e Decoro
Il professionista di pratiche amministrative si deve attenere a principi di decoro e dignità professionale, garantendo sempre la qualità del proprio servizio e la tutela del proprio cliente. Non deve aver commesso atti contro il patrimonio o truffe, non essere sottoposto a procedimenti di pubblica sicurezza, come previsto dalle norme in tema di agenzia di affari.
3 – Correttezza e Diligenza
Il professionista che assume incarico dal Cliente, deve svolgere il proprio mandato nella totale trasparenza, evidenziando sempre problemi e/o necessità che possano pregiudicare il risultato del servizio. Deve inoltre essere trasparente in tema di tempi, modi, prassi e costi dettati dalle Pubbliche Amministrazioni evidenziando sempre con chiarezza i costi, anche sopraggiunti, che il committente potrà o dovrà affrontare per giungere al risultato. Il professionista deve svolgere il proprio mandato sempre con diligenza ed informare tempestivamente il Cliente sui motivi di ritardi od impedimenti che ostacolano il buon esito del servizio commissionatogli.
4 – Riservatezza e Privacy
Il professionista opera sempre nel rispetto delle norme in materia di privacy, informando il cliente in modo chiaro e semplice sui suoi diritti ai sensi del D.lgs 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali. Inoltre garantisce la riservatezza delle pratiche trattate, evidenziando che talune di esse possano, dopo la conclusione dell’iter procedurale, formare la pubblicità in atti pubblici. Il professionista, non deve in nessun modo divulgare informazioni che possono creare pregiudizio al Cliente ed è suo preciso obbligo istruire, al riguardo, i propri collaboratori, designati incaricati del trattamento ai sensi del D.lgv 196/2003.
5 – Competenza e Aggiornamento Professionale
Il professionista deve garantire la propria conoscenza professionale attraverso un aggiornamento costante e qualora non fosse specializzato su materie particolari, informare con chiarezza il Cliente sull’iter procedurale che intende adottare. Il cliente deve poter essere informato sulle conoscenze che il professionista è in grado di garantire e sui metodi per la definizione corretta della pratica, indipendentemente dall’esito finale che di norma dipende da una Pubblica Amministrazione. Il professionista, non deve accettare incarichi per i quali non sia in grado di fornire assistenza qualificata e professionale. Il professionista deve documentare e dimostrare il grado di aggiornamento che segue in corso d’anno, nel rispetto delle norme sulle associazioni regolamentate e attestato di competenza. In particolare il professionista deve garantire la propria partecipazione a corsi di aggiornamento e la propria formazione permanente in campo di procedure amministrative. Tutti gli iscritti ad Unappa hanno l’obbligo di partecipare alle attività di formazione professionale organizzate dall’associazione che vengono definite dal programma di anno in anno, garantendo la formazione continua che sarà certificata dall’associazione sotto forma di crediti. Saranno ritenuti idonei solo i crediti associativi diretti o di interlocutori esterni dall’associazione incaricati e/o delegati. Il professionista, nel promuovere la propria attività, deve attribuirsi solo capacità reali e titoli riconosciuti per legge, non ricorrendo a ingannevole pubblicità o a vantare influenze di qualunque genere e tipo.
6 – Obblighi previdenziali e fiscali
Il professionista deve provvedere regolarmente e tempestivamente all’adempimento delle obbligazioni derivanti dalla normativa fiscale, previdenziale applicabile alla propria attività. Condurre con correttezza la gestione di tutti gli adempimenti amministrativi e in tema di lavoro autonomo, subordinato e parasubordinato, propri e del proprio personale.
7 – Pubblicità
Il professionista, può svolgere attività pubblicitaria per proporre i propri servizi secondo i comuni canoni di correttezza commerciale e sulla precisione delle informazioni che non devono assumere un carattere ingannevole. Si impegna inoltre a non ricorrere a pubblicità comparativa negativa che possa danneggiare l’immagine del collega concorrente, o screditare la categoria. Tale attività promozionale, può essere svolta con gli strumenti messi a disposizione del mercato, nel rispetto delle Leggi e dei regolamenti. In particolare quando si espone il marchio associativo, deve essere sempre richiesta autorizzazione alla direzione che ne valuta di volta in volta la fattibilità e la eventuale concessione. Il professionista garantisce e si impegna, a promuovere servizi che derivano dalla gestione Associativa Unappa e che hanno una caratteristica pubblica, nel rispetto delle indicazioni e regole impartite dagli organismi associativi. Per tali servizi, concessi in uso al professionista, valgono le regole di marchio, copyright e ogni altra norma del mercato per tutelare l’immagine comune.
8 – Assicurazione
Il professionista di pratiche amministrative è in possesso tramite l’associazione o deve stipulare idonea copertura assicurativa contro i danni che possano derivare alla Clientela per colpa propria così come di tutti componenti la sua struttura. Tale assicurazione deve essere portata a conoscenza del Cliente. E’ vietato al professionista utilizzare la formula della copertura assicurativa per acquisire clientela con promessa o incentivo al rimborso danni. Tale copertura deve prevedere congrue coperture e consentire all’utente la massima trasparenza ed economicità di intervento per l’eventuale recupero del danno.
9 – Rapporto con il collega
Il professionista deve mantenere con il collega un rapporto di correttezza commerciale e in caso di collaborazioni, garantire comunque l’utente finale in ordine alla gestione della pratica e al risultato. E’ fatto inoltre divieto di condurre con il collega attività che possano pregiudicare la chiarezza del servizio e del relativo costo. Il rapporto tra cliente e professionista è basato sulla fiducia e su di essa vanno attuate le modalità di servizio perché essa non venga mai meno.
10 – Rapporto con i collaboratori della struttura
Il professionista, libero di organizzare sul piano fiscale lo svolgimento della propria attività, garantisce la possibilità di migliorare la preparazione e la crescita professionale delle proprie risorse umane, prevedendo a tal proposito, se lo ritiene opportuno, anche incentivi di natura economica. Inoltre il rapporto deve essere chiaro, definito nel rispetto delle norme e corretto sul piano umano e professionale. E’ fatto obbligo al professionista di portare a conoscenza e di sensibilizzare i componenti della propria struttura in merito alle normative che regolano lo svolgimento delle attività svolte nonché sul contenuto del presente codice deontologico.
11 – Autonomia del rapporto
Il professionista ha piena autonomia di gestione e di modalità operativa, salvo per quei servizi che fornisce a marchio Unappa e con la metodologia della stessa. In taluni casi, il professionista si impegna a conformarsi alle regole imposte dal fornitore della concessione o suoi incaricati, in particolare, ove oltre al marchio associativo, vengano promossi servizi a carattere pubblico e/o sportelli dei vari enti che abbiano concesso il proprio patrocinio alla fornitura.
12 – Gestione del denaro altrui – Anticipazioni dei Clienti
Il professionista si impegna a tutelare il cliente con informazioni precise e puntuali sulle voci che compongono la propria fattura o, in generale, la propria richiesta di fondi, in particolare in tema di anticipazioni di imposte e tasse o diritti versati per conto del cliente. Oltre agli aspetti fiscali è d’obbligo dare informazione tempestiva sulla tipologia e quantità degli importi, se richieste dal cliente. Le somme che vengono incassate a tale fine, devono essere trattenute per il tempo necessario allo svolgimento della pratica e restituite tempestivamente ove tale pratica non venisse per qualunque motivazione effettuata. Resta libera l’applicazione di listini propri per quanto riguarda la parte di competenza o prestazione per i servizi svolti. Il professionista può chiedere il pagamento in acconto di ogni voce, rispettando senza remora alcuna le vigenti normative fiscali.
13 – Il mandato e la rinuncia
Il professionista deve operare in presenza di mandato esplicito del Cliente. Obbligo derivante dal rispetto di norme vigenti e dall’impostazione di regole tutelare il cliente in ordine ad eventuali controversie che possano pregiudicare il servizio. Il professionista può rinunziare al mandato di servizio, senza arrecare danni o disagi al cliente e dandone tempestivo avvertimento.
14 - Rapporti con Enti, Pubbliche Amministrazioni ecc.
Il professionista in qualità di intermediario, garantisce che i rapporti con tali interlocutori siano improntati alla dignità e al rispetto dei ruoli e delle funzioni. Deve inoltre avere con gli operatori di pubblica amministrazione un rapporto collaborativo e un costante confronto su tematiche e problemi, evitando atteggiamenti polemici e il discredito dell’operatore o dell’ufficio o amministrazione. Il rapporto deve essere improntato al costante miglioramento del servizio fornito agli utenti, in tema di servizi alla collettività. Il professionista deve garantire di non approfittare di particolari rapporti per avvantaggiarsi nella proposta commerciale e nella gestione del servizio. Il professionista ha il dovere di rivolgersi alla p.a. con correttezza ed educazione, esigendone lui stesso, in modo da non compromettere la fiducia che i terzi ripongono nel professionista ed, in generale, della categoria cui appartiene.
15 - Giusto compenso
Il professionista deve essere chiaro nella esposizione preventiva o consuntiva del suo compenso, nel rispetto delle norme anche fiscali e nella logica di massima trasparenza a tutela del Cliente.
16 - Rapporti con l’associazione
Il professionista si impegna nei confronti della propria organizzazione Unappa, al rispetto di regole condivise. E’ Inoltre chiamato a fornire documenti, notizie o altre indicazioni che gli fossero richiesti dagli Organi associativi, osservando il principio di trasparenza e correttezza, in particolare e senza possibilità di deroga per quei servizi che sono forniti in concessione da parte di Unappa su delega delle p.a.
17 – Potestà disciplinare
Il mancato rispetto del presente Codice Deontologico comporta l’applicazione di sanzioni adeguate e proporzionali alle violazioni del Codice che spettano all’Organo associativo statutariamente delegato che decide a maggioranza previa procedura istruttoria. Le sanzioni devono essere adeguate e tener conto in modo oggettivo dei fatti che hanno concorso a determinare l’infrazione. La responsabilità disciplinare dipende dall’inosservanza di doveri e dalla volontarietà della condotta. Le sanzioni devono essere irrogate per ogni singolo accadimento e non possono essere cumulative. Il responsabile della violazione può incorrere in una delle seguenti sanzioni : a) richiamo b) sospensione c) espulsione dall’associazione
18 – Ricorso
In caso di sanzione l’interessato può presentare reclamo al Collegio dei Probiviri secondo le modalità previste dallo Statuto. Il Collegio dei Probiviri decide a maggioranza a termini di Statuto.
